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1. Objetivo
Establecer el método de selección, evaluación y mantención de proveedores basado en su capacidad de atender los requerimientos de compra de la Sociedad Portuaria de Santa Marta (en adelante Puerto de Santa Marta y Filiales), entendiéndose como tal, el conjunto de acciones, procesos y procedimientos sistemáticos que apunten a elaborar y poner en marcha un programa de fortalecimiento y transparencia de la relación del Puerto de Santa Marta y Filiales con sus Proveedores.

2. Alcance
Este procedimiento aplica a todos los proveedores externos de materiales, productos y servicios, definidos como Críticos por las áreas de negocio.

3. Definiciones
Proveedor: Es la persona natural o jurídica, que cumple con las exigencias establecidas por el Puerto de Santa Marta y Filiales para prestar servicios o entregar suministros.

Proveedor de Productos o Suministros: Persona natural o jurídica que, luego de un proceso de Cotización o Invitación Privada, entrega como resultado final un Producto al Puerto de Santa Marta y Filiales.

Proveedor de Servicios o Contratista: Persona natural o jurídica que, luego de un proceso de Cotización o Invitación Privada, entrega como resultado final un Servicio al Puerto de Santa Marta y Filiales.

Proveedores Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen gran impacto en la realización del servicio o producto final del Puerto de Santa Marta y Filiales. La falta, omisión, retraso o falla del producto o servicio imposibilita la Prestación del servicio ofrecido por el Puerto de Santa Marta afectando directamente la calidad e imagen de la empresa.

Proveedores No Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio no tienen gran impacto en la realización del servicio o producto final del Puerto de Santa Marta y Filiales. No representa un mayor impacto o relevancia para la ejecución o cumplimiento de las funciones propias del Puerto de Santa Marta y Filiales, Negocio y la entrega del servicio.

Productos: Corresponde a clasificación genérica para compras generales de bienes y productos tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc.).

Servicios: Corresponde a la clasificación genérica para compras de servicios, obras, contratistas, consultorías y otros servicios, los cuales pueden agruparse como:

 
Servicios y Obras: Los servicios en general, cuyo desarrollo requiere despliegue de personal, materiales y/o herramientas dentro de las instalaciones de la empresa en forma permanente, incluye los contratos de construcción y montaje de equipos.

Consultorías y otros servicios: Servicios que se desarrollan en las instalaciones del Puerto de Santa Marta y Filiales por el Proveedor del Servicio, cuyo resultado se expresa en soporte tecnológico, soporte administrativo, asesorías, desarrollo de software y conocimientos, que implican presencia menor u ocasional del personal del proveedor en las instalaciones del Puerto de Santa Marta y Filiales.

Consultorías y otros servicios en Operaciones: Servicios que se desarrollan fuera de las instalaciones del Puerto de Santa Marta y Filiales por el Proveedor de Servicio, cuyo resultado se expresa en soporte tecnológico, asesorías, ingeniería básica, desarrollos de obras y conocimientos, que implican presencia de personal del proveedor en las instalaciones operativas del Cliente Final, donde existen normas de seguridad establecida, que deben ser rigurosamente cumplidas por los proveedores en la realización de la actividad desarrollada.

4. Selección de Proveedores
Entenderemos como proceso de selección de proveedores, según a lo establecido en la Norma, a la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se logra la validación o aprobación de algunos proveedores, que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades del Puerto de Santa Marta y/o filiales.

Por lo tanto el proveedor que desee prestar sus servicios al Puerto de Santa Marta y Filiales debe ingresar a nuestro portal web en el menú de Proveedores, opción "Inscripciones"  y debe proporcionar la información solicitada para iniciar el proceso de selección.

5. Evaluación de Proveedores
Entenderemos como proceso de evaluación de proveedores, al seguimiento del comportamiento de nuestros proveedores críticos, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluación. La evaluación se diferencia en los criterios a evaluar para el caso de productos y/o servicios.

Las evaluaciones realizadas a los proveedores, consideran criterios específicos como calidad, precio, tiempo de respuesta, condiciones comerciales, responsabilidad social empresarial, seguridad industrial, protección física entre otros. . Estos criterios se evalúan en una escala de 1 a 100, donde el 100 es el máximo posible y 1 el menor valor posible, como ejemplo se presenta la siguiente descripción general:

Puntaje Obtenido Descripción
1 - 59 Puntos Proveedor No Calificado
60 – 79 Puntos Proveedor Parcialmente Calificado
80 – 100 Puntos Proveedor Calificado

6. Reevaluación de Proveedores
Entenderemos como proceso de reevaluación de proveedores, al seguimiento posterior a la etapa de la evaluación de proveedores, mejorando continuamente la prestación de los servicios y/o productos de nuestros proveedores, en este sentido, el sistema de Evaluación de Proveedores, estará abierto, para que el área usuaria pueda hacer la reevaluación del proveedor, como ellos convengan, a los servicios y/o productos que se repitan en el tiempo o tengan entregas parciales, permitiendo la mejora continua en el desempeño del Proveedor. Este proceso es realizado anualmente.

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